Firma realizująca zamówienie może otrzymać od klienta część ceny przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru. Aby księgowa mogła ocenić właściwe rozliczenie, potrzebuje nie tylko informacji o przelewie, ale także warunków zamówienia i dokumentów dotyczących późniejszej realizacji.
Powiąż wpłatę z zamówieniem
Warto wskazać, kto wpłacił środki, jakiej transakcji dotyczą oraz czy jest to całość czy część uzgodnionej ceny. Pomagają umowa, potwierdzenie zamówienia i dokument płatności. Jeżeli ten sam klient wpłaca środki na kilka zamówień, opisz powiązania oddzielnie, zamiast zakładać, że sam tytuł przelewu wyjaśnia wszystkie szczegóły.
Biuro wskazuje prowadzenie ewidencji oraz rozliczenia podatkowe wśród usług podatkowych i rachunkowych. To, jak udokumentować i rozliczyć konkretną wpłatę, zależy od rodzaju transakcji oraz aktualnych przepisów.
Śledź wykonanie i pozostałą kwotę
Załóżmy, że uzgodniona cena usługi wynosi 5 000 zł, a klient wpłacił wcześniej 2 000 zł. Przy braku innych płatności i zmian pozostała do zapłaty kwota wynosi 3 000 zł. To proste zestawienie umownych kwot nie określa samo terminów VAT, podatku dochodowego ani sposobu wystawienia faktury.
Po realizacji warto przekazać księgowej informację, czy zakres zamówienia pozostał taki sam, kiedy wykonano usługę lub wydano towar i jakie dokumenty już wystawiono. Jeżeli cena albo zakres się zmieniły, należy przekazać również dokumenty i uzgodnienia dotyczące zmiany.
Co zrobić, gdy zamówienie nie dochodzi do skutku?
W takim przypadku trzeba opisać, co strony ustaliły w sprawie wpłaconych środków: czy następuje zwrot, zmiana zamówienia czy inne rozliczenie. Dokument potwierdzający uzgodnienia i ewentualny przelew należy powiązać z pierwotną wpłatą. Skutki zależą od faktycznej sytuacji i nie muszą być identyczne w każdej umowie.
Wśród usług księgowych i rachunkowych biuro wymienia prowadzenie ewidencji. W jednostce prowadzącej księgi rachunkowe sposób ujęcia wpłaty i realizacji warto ustalić także w ramach pełnej księgowości.