Zmiana rachunku wykorzystywanego w firmie to nie tylko przekazanie nowego numeru kontrahentom. Księgowość potrzebuje jasnej informacji, od kiedy firma korzysta z rachunku, gdzie znaleźć wyciągi i czy przez pewien czas będą działały dwa konta. Uporządkowanie tych ustaleń ułatwia wyjaśnianie płatności i ogranicza szukanie brakujących dokumentów.
Ustal okres przejściowy
Przygotuj datę otwarcia nowego rachunku oraz informację, kiedy mają zacząć przez niego przechodzić płatności. Jeśli dotychczasowe konto nadal będzie aktywne, zaznacz to i określ, kto monitoruje obydwa rachunki. Nie zakładaj, że zmiana następuje jednego dnia: stare należności, płatności cykliczne i zwroty mogą wymagać osobnego sprawdzenia.
Przykładowo firma zaczyna przyjmować nowe przelewy na nowym rachunku, ale jeden kontrahent reguluje wcześniejszą fakturę na dotychczasowe konto. Przekazując księgowej wyciągi z obu rachunków za okres przejściowy oraz wyjaśnienie, od kiedy używane są poszczególne numery, łatwiej powiązać płatność z dokumentem.
Ustal dostęp do wyciągów i potwierdzeń
Omów z biurem format wyciągów, częstotliwość ich przekazywania oraz sposób bezpiecznego dostarczania plików. Wskaż osobę odpowiedzialną za ich pobranie i wyjaśnianie transakcji. Dostępu do bankowości, haseł ani kodów nie przekazuj w przypadkowej wiadomości; potrzebne uprawnienia i kanały należy wcześniej uzgodnić.
Przy przekazaniu informacji o rachunku warto wskazać, czy jest on prowadzony dla tej samej działalności i czy ma określone zastosowanie, na przykład do rozliczeń jednego projektu. Nie przesądzaj samodzielnie sposobu księgowania ani wymaganych zgłoszeń: zależą od sytuacji firmy i wymagają indywidualnego ustalenia. Furmex opisuje usługi księgowe dla przedsiębiorców, obejmujące prowadzenie dokumentacji.
Spisz sprawy do wyjaśnienia
Przed rozmową z księgową przygotuj listę aktywnych zleceń stałych, przewidywanych płatności oraz dokumentów, które mogą jeszcze wskazywać poprzedni rachunek. Zapytaj, jakie informacje i w jakiej kolejności należy przekazać. Zakres obsługi rachunkowej Furmex można dostosować do uzgodnionych potrzeb firmy.
Po zakończeniu okresu przejściowego sprawdź z osobą prowadzącą księgowość, czy przekazano wszystkie wymagane wyciągi oraz wyjaśniono operacje pozostające bez przypisania. Gdy potrzebne jest omówienie konkretnej zmiany, dostępna jest strona kontaktowa biura. Lista kontrolna porządkuje komunikację, a szczegółowe obowiązki należy ustalić osobno dla danej firmy.